Anslag från Stiftelserna konfirmeras med ett e-post-besked, som innehåller ärendets ärendenummer, anslagets storlek och eventuella villkor. Vid all korrespondens med Kempestiftelserna rörande ett anslag måste detta ärendenummer anges. Inkomna rekvisitioner betals oftast ut onsdagen vecka efter inkommen komplett rekvisition, men det kan bli onsdagen två veckor efter vid enstaka tillfällen. Försök att i juni se vilka rekvisitioner som går att skicka i förväg för juli och augusti.
Begäran om utbetalning skickas som PDF-fil via e-post till info@kempe.com med angivande av ärendetnummer. Den som stått som ansvarig på ansökan ska också signera begäran om utbetalning.
Förutom för stipendiater så betalar Kempestiftelserna normalt inte i förskott, även om projektet formellt har startat. Det ska framgå vid begäran om utbetalning av anslagna medel att kostnaderna har uppstått, och detta skall verifieras genom en kostnadssammanställning på en sida. Universitetens egen bokföringsanvisning är som regel alltför svårläst för att vara till nytta. Kostnadsposter över 50 kkr bör verifieras med en fakturakopia eller motsvarande underlag. Anslaget får disponeras i tre år om inte annat överenskommits. Det går att ansöka om förlängning, men motivering behövs och förlängningen gäller om svar erhållits från Kempestiftelserna. Kostander ska dock sammanställas löpande och rekvireras helst halvårsvis, ej samlas ihop till projektets slut.
Utrustning rekvireras när beställning är gjord. Om beställning inte är lagd inom ett halvår så behöver en begäran om förlängning med motivering skickas till info@kempe.com innan halvårets utgång.
Kempestiftelserna betalar via bank- eller plusgiro (utom stipendier, se nedan), varför bank- eller plusgirokontot till vilket medlen ska betalas ut, måste finnas angivet.
En ofullständig begäran om utbetalning skickas tillbaka för komplettering. Kompletterad begäran ska vara ett nytt, underskrivet original.
Utbetalning av i ett projekt ingående stipendier betalas direkt till stipendiatens svenska bankkonto och som regel halvårsvis i förskott. När det finns flera stipendiater skrivs en särskild rekvisition för varje stipendiat. Det är den ansvarige för anslaget, som rekvirerar stipendiet för varje ny sexmånadersperiod med en undertecknad PDF-fil via e-post. När den ansvarige ej är den som skickat in ansökan, behöver detta kommuniceras (med ärendenumer) så att Kempestiftelserna lätt hela tiden vet vem som är ansvarig för stipendiater. Extra viktigt vid beviljade post doc paket eller gästforskare.
Stipendiatens bankkonto. Stipendiaten ska, i samband med att den för anslaget ansvarige skickar första rekvisitionen av stipendiet, skicka med ett intyg att det bankkonto de öppnat tillhör stipendiaten. Sker byte av konto ska ett nytt intyg skickas med, i annat fall behövs inte något nytt intyg.
I samband med utbetalningen ska stipendiaten skicka oss ett e-postmeddelande till info@kempe.com (med ärendenummer) när pengarna anlänt på kontot. Får vi inte ett sådant meddelande kan inga fler rekvisitioner göras på anslaget.
Följande uppgifter måste finnas med vid stipendierekvisition för att utbetalning skall kunna ske:
Ärendenummer (JCSMK + nummer)
Stipendiatens namn
Stipendiatens adress
Stipendieperiod totalt (år/månad till år/månad)
Totalt antal månader à xxxx kr
Totalt belopp och tidsperiod rekvisitionen avser
Observera att uppgifter om personnumret inte ska ingå.
Glöm ej intyg om bankkonto FRÅN BANKEN vid första rekvisitionen
Senast uppdaterad 2024-04-07